Du behöver ha dokumentation som visar hur egenkontrollen utförs, t.ex. skriftliga rutiner för kontroller och åtgärder. Det behöver framgå vem som är ansvarig för vad och du behöver spara dokumentation av olika genomförda kontroller som exempelvis protokoll från obligatoriska ventilationskontroller (OVK) eller luftflödesmätningar.
Nedan följer ett antal rubriker som beskriver områden som ofta är nödvändiga att ha med i sin egenkontroll.
Kunskap
Alla i verksamheten behöver ha kunskap om de rutiner och risker som de berörs av.
Du som är ansvarig för verksamheten ska ha kunskap om vilken utrustning som används och hur den ska användas, rengöras och underhållas. Det behövs rutiner för kompetensutveckling för att kunna upprätthålla en god kompetens.
Du behöver också ha rutiner för att hålla dig uppdaterad på förändringar i den lagstiftning som berör din verksamhet till exempel genom nyhetsbrev. Du behöver dokumentera hur du hämtar in kunskap. Det kan exempelvis vara bra att dokumentera vilka kurser du har gått.
Ansvarsfördelning
Du behöver ha en tydlig ansvarsfördelning mellan dig och fastighetsägaren där det framgår vem som ansvarar för vad när det gäller lokal, ventilation och underhåll.
Om ni är flera personer som arbetar i lokalen behöver ni ha en tydlig nedskriven fördelning av vem som ansvarar för vad. Ansvarsfördelningen ska vara dokumenterad och känd bland alla i verksamheten.
Inköp
För att du ska kunna bedriva din verksamhet på ett säkert sätt är det viktigt med bra inköpsrutiner. Rutinerna ska verka som ett stöd redan vid inköp. Du ska bland annat kontrollera att:
- den utrustning som ska vara steril verkligen är det. Exempelvis genom att kontrollera att engångsprodukter är CE-märkta och att utgångsdatum inte har passerats
- tatueringsfärger samt kosmetiska och hygieniska produkter följer gällande bestämmelser om bland annat innehåll och märkning. Läs mer på Läkemedelsverkets webbplats
- smycken uppfyller gällande bestämmelser för bl.a. nickel (aktuellt gränsvärde den 13 maj 2022 för hur mycket nickel som får läcka ut var 0,2 µg/cm²/vecka för de delar av piercingsmycken som placeras inuti huden)
- förbrukningsartiklar inte innehåller ämnen m.m. som kan innebära risker för människors hälsa
Kemiska produkter
Du behöver ha rutiner för val och hantering av kemiska produkter. Du ska ha aktuella säkerhetsdatablad för de kemikalier som innebär risker ur hälso- eller miljösynpunkt (har farosymbol med formen av en kvadrat med röd ram ställd på en spets, med en svart symbol på vit botten). Du kan få dessa från din leverantör. Du ska även ha en kemikalieförteckning med uppgifter om produktens namn, användningsområde, riskklassificering och i vilken omfattning du använder produkten.
Underhåll
Dokumentera vilka rutiner du har för löpande underhåll och kontroll av lokalen, inredning och utrustning. Det är viktigt att det finns rutiner för att kontrollera att ytskikten är hela, släta och lätta att hålla rena samt att upptäcka eventuella fuktskador. Det ska framgå vad du gör om du upptäcker problem.
Ventilation
Skriv ner hur du kontrollerar att ventilationen fungerar som den ska. Till exempel ska det framgå när den senaste obligatoriska ventilationskontrollen (OVK) gjordes och när nästa kontroll ska ske. Det ska också framgå nödvändiga rutiner som till exempel hur ofta ventilationskanalerna ska rensas och filtren ska bytas.
Du behöver beskriva hur du säkerställer att ventilationsflödena är tillräckliga för antalet personer som vistas i lokalen. Tilluftsflödet behöver vara minst 7 liter/sekund per person med ett tillägg på 0,35 l/s per kvadratmeter golvarea, enligt Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMS 2014:18).
Utrustning
Du behöver ha instruktioner för rengöring av utrustning. Beskriv stegen i din rengöringsprocess och hur du försäkrar dig om att du når rätt rengöringsgrad med tanke på vad dina verktyg ska användas till. Du behöver till exempel beskriva vilka funktionstester eller kalibreringar du gör på exempelvis ultraljudsbad, autoklaver eller torrsterilisatorer. Till exempel genom att använda kontrollstickor, ampuller eller liknande.
Det är viktigt att det framgår att du använder rätt typ av steriliseringsutrustning. Om du använder autoklaver finns särskilda krav på dessa.
Beskriv även hanteringen av använd eller smutsig utrustning och förpackning och förvaring av steril utrustning.
I verksamheten bör manualer och tekniska beskrivningar för utrustningen finnas tillgänglig.
Smittskydd och hygien
Dokumentera hur du arbetar för att förhindra smittspridning. Skriv ner rutinerna för personlig hygien, till exempel i vilka situationer du ska tvätta händerna, använda handdesinfektion och handskar. Hur du ska hantera dina arbetskläder så att de håller sig rena.
Om det är aktuellt behöver du beskriva hur och med vilket medel kundens hud eller slemhinnor ska desinficeras innan ingrepp. Ange även vilka regler som gäller vid sår, infektioner eller misstanke om annan smittorisk hos kunden eller personalen. Beskriv vilken information och vilka frågor kunden får före och efter en behandling.
Dokumentera hur du förbereder behandlingsplatsen före behandlingen och hur du arbetar för att undvika korskontamination via till exempel desinfektionsmedel eller annan utrustning under behandlingen. Ange hur du hanterar smutsig utrustning och verktyg på ett säkert sätt inför rengöring.
Beskriv hur du har kontroll att bäst före datum av olika produkter (sterila engångsmaterial, färger, kosmetiska och hygieniska produkter) som du använder inte är passerad.
Städning
Skriv ner vad som ska städas, hur ofta det ska ske och vem som ska utföra det. Rutinerna behöver även omfatta rengöring av textilier och svåråtkomlig inredning. Det behöver även framgå hur städutrustningen ska göras ren och förvaras.
Avfall
Du behöver ha rutiner för hantering av avfall.
Källsortera förpackningar (kartong, metall, glas och plast) och returpapper.
Blodigt avfall som inte är stickande eller skärande, exempelvis bomullstussar och förband, ska hanteras på sådant sätt att läckage inte kan ske, till exempel genom att förpackas i dubbla plastpåsar. Det kan lämnas som vanligt brännbart avfall.
Farligt avfall
Dokumentera vilka typer av farligt avfall verksamheten har, hur du förvarar det och blir av med det.
Smittförande stickande eller skärande avfall betraktas som farligt avfall. Allt skärande eller stickande avfall betraktas som smittförande om det inte har autoklaverats. Stickade och skärande avfall ska samlas upp i en tålig, märkt behållare som skyddar mot stick- och skärskador.
Farligt avfall kan även vara elektronik, lysrör och olika färg- och kemikalierester.
Anmäl transport av farligt avfall
Om du vill transportera det farliga avfallet själv måste du anmäla detta till Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Du behöver kunna visa att du anmält transporten.
Rapportera uppgifter om farligt avfall via e-tjänst.
Du som yrkesmässiga verksamhet som hanterar farligt avfall ska rapportera in uppgifter om avfallet till ett digitalt avfallsregister på Naturvårdsverkets webbplats
Det är möjligt att använda sig av ombud vid rapportering till avfallsregistret. Vissa mottagare eller transportörer av farligt avfall erbjuder tjänsten att föra anteckningar och rapportera farligt avfall till registret för annans räkning.
Det är dock fortfarande du som verksamhetsutövare som bär ansvaret för att se till att kraven uppfylls.
Du ska löpande anteckna uppgifter om mängder och typ av avfall allt eftersom de uppstår i kronologisk ordning och kunna visa upp dem på begäran av tillsynsmyndigheter.
Du ska sedan rapportera in antecknade uppgifter om det farliga avfallet senast två arbetsdagar efter att anteckningen är gjord. Det är era antecknade uppgifter som ska rapporteras. Mer information om vilka uppgifter som ska lämnas till avfallsregistret hittar du på Naturvårdsverkets webbplats.
Vad händer om du inte rapporterar i systemet?
Sedan 1 januari 2022 gäller en bestämmelse om en ny miljösanktionsavgift. Den verksamhet som rapporterar in uppgifter om sitt farliga avfall försent till avfallsregistret kan behöva betala en miljösanktionsavgift på 5000 kr. Det framgår av 11 kapitlet 8 b§ i förordning (2012:259) om miljösanktionsavgifter.
Hantering av klagomål och felanmälningar
Skriv ner hur och vad du gör om en kund hör av sig och till exempel berättar att hen fått en infektion efter en behandling. Det är viktigt att det finns rutiner för att kunden informeras om när hen bör söka läkarvård.
Det kan också röra sig om synpunkter från kunder och egna felanmälningar till fastighetsägaren.
Uppdatera din egenkontroll
För att riskbedömningen och egenkontrollen ska bli värdefulla verktyg i din verksamhet behöver du ha rutiner för att återkommande gå igenom och kontrollera att de stämmer samt vid behov uppdatera dem. Tänk på att ange i dokumentationen när den senast är uppdatera.